'무엇을 쓸지'가 아니라 '어떻게 시작할지'가 막막하다
할 말은 머릿속에 있는데 첫 문장이 안 써진다. AI는 이 빈 화면을 없애 준다. 대충 상황만 던져도 완성형 초안을 30초에 만들어 주고, 나는 사실과 톤만 손보면 된다.
| ❌ AI 없이 (기존) | ✅ AI와 함께 |
|---|---|
| 빈 화면에서 첫 문장 고민 10분 | 상황만 던지면 초안 30초 |
| 톤이 애매 — 너무 딱딱/무례할까 걱정 | "더 정중하게 / 더 간결하게"로 즉시 조정 |
| 영어·사과·독촉 메일은 특히 부담 | 상황별 톤을 골라서 뽑아 비교 |
이 5칸만 채우면 쓸 만한 초안이 나온다
이메일은 아래 다섯 가지만 알려주면 된다. 어렵게 생각하지 말고 상황을 말하듯 채운다.
| 요소 | 무엇을 담나 | 예시 조각 |
|---|---|---|
| ① 받는 사람 | 누구에게 (관계·직급) | 협력사 담당자 (사외, 존댓말) |
| ② 목적 | 이 메일로 뭘 얻고 싶나 | 납기 3일 연장 요청 + 양해 |
| ③ 핵심 내용 | 꼭 들어갈 사실·숫자 | 기존 납기 7/25 → 7/28, 사유는 부품 입고 지연 |
| ④ 톤 | 정중/간결/사과/독촉 등 | 정중하되 신뢰를 잃지 않게 |
| ⑤ 분량·형식 | 길이·제목 포함 여부 | 제목 포함, 6~8줄, 존댓말 |
실습 ① 상황 메모 → 이메일 초안
아래는 실무에서 흔한 상황이다. 이 상황 메모를 그대로 두고, 프롬프트 상자를 복사해 Claude(또는 ChatGPT)에 붙여 넣어 본다.
너는 우리 회사 영업 담당자다. 아래 상황으로 고객사에 보낼 이메일 초안을 써줘. [받는 사람] 고객사 '한빛전자' 김민수 과장 (사외, 존댓말) [목적] 납기를 7/25 → 7/28로 3일 연장 양해 요청 [핵심 내용] 협력사 부품 입고 지연이 원인, 품질을 위해 무리한 단축은 하지 않음, 재발 방지 약속 [톤] 정중하고 진솔하게. 변명처럼 보이지 않게, 신뢰를 지키는 느낌 [분량·형식] 제목 포함, 8줄 내외, 존댓말 리스트에 없는 사실(구체적 보상 등)은 지어내지 말고, 넣을 자리는 [ ]로 비워둬.
AI가 만든 초안
위 프롬프트를 실행하면 이런 초안이 나온다. 굳이 접지 않고 바로 보여준다 — 여러분 결과와 비교해 보라.
(위 프롬프트 실행)
제목: [한빛전자] 납품 일정 조정 관련 협조 요청드립니다
김민수 과장님, 안녕하세요.
항상 저희 제품을 믿고 찾아 주셔서 감사드립니다.
다름이 아니라, 이번 납품 건과 관련하여 협조를 부탁드리고자 연락드립니다. 협력사 부품 입고가 예상보다 지연되어, 당초 7월 25일로 예정된 납기를 7월 28일로 3일 조정 부탁드릴 수 있을지 문의드립니다.
품질 확인을 생략한 채 무리하게 일정을 맞추기보다, 정상 품질로 안정적으로 납품드리는 것이 맞다고 판단하였습니다. 불편을 끼쳐 드려 진심으로 죄송하며, 재발 방지를 위해 [ 협력사 관리 방안 ]을 함께 점검하겠습니다.
일정 조정이 어려우시다면 언제든 말씀해 주십시오. 바로 협의드리겠습니다. 감사합니다.
[ 이름 / 직함 / 연락처 ]
구체적 보상·협력사명은 사실 확인이 필요해 [ ]로 비워 두었습니다. 값을 채워 넣거나, 톤을 더 조정하고 싶으면 말씀해 주세요.
실습 ② 톤 조정 — 같은 초안, 3가지 느낌
초안이 마음에 안 들면 다시 쓰지 말고 고쳐 달라고 한다. 위 대화에 이어서 아래 한 줄씩 실행해 본다.
방금 초안을 더 짧고 간결하게, 5줄 이내로 줄여줘.
이번엔 더 정중하고 격식 있는 톤으로 바꿔줘. 사과의 뉘앙스를 조금 더 담아서.
같은 내용을 영어 비즈니스 이메일로도 만들어줘.
제목: [한빛전자] 납기 3일 조정 협조 요청
김민수 과장님, 안녕하세요.
협력사 부품 입고 지연으로, 납기를 7/25 → 7/28로 3일 조정 부탁드립니다. 품질을 위해 무리한 단축은 하지 않으려 합니다. 불편드려 죄송하며, 조정이 어려우시면 바로 협의드리겠습니다. 감사합니다.
제목: [한빛전자] 납품 일정 조정에 대한 협조 요청의 말씀
김민수 과장님께,
먼저 저희를 믿고 거래해 주시는 점에 깊이 감사드립니다. 이번에 협력사 사정으로 납기 준수가 어려워진 점, 진심으로 송구스럽게 생각합니다. 부득이 7월 28일로 3일간의 일정 조정을 정중히 요청드립니다. 앞으로 이러한 일이 반복되지 않도록 각별히 관리하겠습니다.
Subject: Request to Adjust Delivery Date (Jul 25 → Jul 28)
Dear Mr. Kim,
Thank you for your continued partnership. Due to a delay in parts from our supplier, we kindly ask to move the delivery date from July 25 to July 28. We prefer not to compromise quality by rushing. We sincerely apologize for the inconvenience and remain available to discuss. Best regards,
내 메일함의 진짜 상황으로 해보기
오늘 보내야 할 메일 하나를 AI로 초안 → 톤 3종
10분- 지금 실제로 써야 하는 메일 상황을 한 문단으로 적는다 (받는 사람·목적·핵심 사실).
- 위 5요소 프롬프트 형식에 맞춰 초안을 요청한다. 사실은 지어내지 말라고 꼭 붙인다.
- "더 간결하게 / 더 정중하게 / 사과 톤으로" 중 2가지로 톤을 바꿔 본다.
- 가장 나은 버전을 골라 [ ] 자리를 채우고 사실만 확인한 뒤 완성한다.
예상 결과 — 무엇을 얻게 되나
빈 화면에서 고민하던 10분이 1~2분으로 줄고, 톤이 애매해 망설이던 부담이 사라진다. 여러 버전을 나란히 놓고 고르므로 결과 품질도 올라간다. 단, 숫자·날짜·상대 이름 같은 사실은 반드시 사람이 확인한다 — AI는 그럴듯하게 지어낼 수 있다.